إدارة طلبات الصيانة

طلب الصيانة هو سجل العمل في نبيه: عطل أُبلِغ عنه، أو زيارة مجدولة، أو مهمة وُلِّدت من خطة. تشغّله من القائمة ومن ملف الطلب، لا من جداول منفصلة لكل تفصيلة.

إنشاء طلب من الحساب

يمكنك فتح طلب جديد من لوحة التحكم أو من قائمة طلبات الصيانة.

1. اختر العقار أو الأصل الذي ستُنفَّذ عليه الصيانة. يُحفظ الطلب تحت فرع ذلك المكان، حتى إن أظهر الشريط العلوي فرعاً آخر.
2. اختر الخدمة إن كانت صلاحيتك تسمح بذلك.
3. أكمل بيانات العميل والجوال إن لم تُعبَّأ تلقائياً.
4. اكتب الملاحظات بوضوح: ماذا يحدث، وأين في الوحدة أو على الأصل.
5. أرفق صوراً أو فيديو إن وضح ذلك العطل.
6. اختر تاريخ الزيارة ووقتها إذا كانت الحقول ظاهرة في حسابك.
7. أرسل الطلب. يظهر رقم الطلب في القائمة وفي الملف.

إذا رفض تأكيد الإرسال الاختيار، تذكر الرسالة اسم المزود أو المجموعة وسبب الرفض — مثلاً أنه غير معيّن على هذا العقار، أو أنه مجموعة وليست مزوداً فردياً، أو أنه غير نشط في الحساب. صحّح الاختيار ثم أكّد مرة أخرى.

بعض الحسابات تُظهر نوع الطلب أو الأولوية. اترك الحقل فارغاً إن لم يكن ظاهراً؛ لا تختلق قيماً غير موجودة على الشاشة.

القائمة: ابحث ثم صفِّ

افتح طلبات الصيانة من القائمة (عنوان الشاشة إدارة طلبات الصيانة). هذه القائمة موضع مراجعة كل الطلبات التي يسمح بها حسابك وفرعك. بطاقات لوحة التحكم تلخّص العمل نفسه؛ ليست القائمة الكاملة.

صفِّ بالتسميات الظاهرة على الشاشة:

• تاريخ التسجيل — متى أُنشئ الطلب (نطاق تاريخ).
• الجدولة — نافذة الزيارة (نطاق تاريخ).
• بطاقات الحالة (جميع الطلبات أو حالة محددة) أو فلتر الحالة.
• رقم الطلب، العميل، الخدمة، مزود الخدمة، العقار، أو الأصل عندما تريد مجموعة أضيق.

التقويم عرض أسبوع للزيارات. استخدمه بعد القائمة لتخطيط الأسبوع، لا لمراجعة كل الطلبات. بطاقات لوحة التحكم مثل يحتاج متابعة والطلبات القادمة والطلبات حسب العقار والأصل تفتح القائمة نفسها بفلتر جاهز.

افتح الصف للانتقال إلى ملف الطلب. من القائمة يمكنك أيضاً تحديث حالة مجموعة طلبات أو حذف المحدد منها إذا كانت صلاحيتك تسمح — هذا الإجراء لمشغّلي الحساب فقط.

ملاحظة: رقم الطلب هو المرجع المشترك مع العميل ومزود الخدمة. انسخه كما هو عند التواصل؛ لا تعتمد على الاسم وحده.

إرشاد: لمراجعة كل الطلبات في تاريخ معيّن ابدأ من هذه القائمة ثم صفِّ بتاريخ التسجيل أو الجدولة. لا تعتمد على بطاقات لوحة التحكم وحدها.

ملف الطلب: مكان المتابعة

الملف يجمع ما تحتاجه للمتابعة في مكان واحد:

• معلومات الطلب: الخدمة، الجدولة، الحالة، نوع التعيين.
• بيانات الاتصال: العميل، الجوال، واتساب، مسؤول التواصل.
• بيانات العقار أو الأصل: الاسم، العنوان، الموقع.
• سجل الحالات، الملاحظات، المرفقات.
• الحقول المخصصة التي يعرّفها حسابك لطلبات الصيانة، عند ظهورها في الملف.
• مزود الخدمة المعيَّن، مع إمكانية التعديل قبل أن تتقدم الحالة بما يمنع التغيير.

من الملف يمكنك تغيير موعد الزيارة، إرسال تذكير، إضافة مرفق، أو إلغاء الطلب مع سبب. إن سمح دورك بذلك يمكنك أيضاً تعديل ملاحظة موجودة في الملف؛ لا تُضِف ملاحظة ثانية لتصحيح الأولى. لا تُلغِ طلباً اكتمل أو لم تعد الحالة تسمح بالإلغاء.

إن كان الطلب تحت الفرع الخطأ، استخدم نقل إلى فرع من الملف. يُنقل هذا الطلب وحده. إن لم يكن الفرع الوجهة فرع العقار أو الأصل، تحذّرك الشاشة. من عُيّن على فرع واحد لا يرى هذا الإجراء.

تعيين مزود الخدمة وتحديث الحالة

طالما لم تُقفَل مرحلة التعيين:

1. افتح ملف الطلب.
2. اختر مزود الخدمة من مزودي حسابك، أو المسار الذي يعتمده حسابك لإسناد العمل.
3. احفظ التعيين. يصل الطلب إلى تطبيق المزود ضمن أحدث الطلبات المخصصة.
4. أضف حالة جديدة في سجل الحالات عندما يتغير الواقع في الميدان: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، ثم الإكمال بعد تسوية ما يطلبه الحساب.

إذا ظهرت موافقة على السعر، عالجها من الملف قبل أن تطلب إكمال الطلب. الطلبات ذات المستحقات غير المسددة لا تُغلَق حتى تُحصَّل الدفعات المطلوبة. راجع الفواتير عندما يظهر المبلغ للعميل.

من أين تأتي الطلبات أيضاً

ليست كل الطلبات من نموذج لوحة التحكم. يصل الطلب أيضاً من رمز QR على العقار أو الأصل، أو من تطبيق العميل. في القائمة يظهر مصدر الطلب حتى تفرّق بين ما أنشأه الفريق وما أرسله الساكن. عالج الجميع من الملف نفسه.

ماذا بعد ذلك؟

• التقويم — مواعيد الأسبوع بعد أن تكون القائمة مصدر كل الطلبات.
• لوحة التحكم — بطاقات تفتح هذه القائمة بفلتر جاهز.
• الفروع — الطلب الجديد يتبع العقار أو الأصل، لا الشريط العلوي؛ ويمكنك نقل طلب واحد من الملف.
• الفواتير — المبالغ الظاهرة للعميل من ملف الطلب.
• مزودو الخدمة والمجموعات — تجهيز من يُعيَّن على الطلب.
• رموز QR وتطبيق العميل — كيف يصل طلب الساكن إليك.
• الحقول المخصصة — حقول إضافية على ملف الطلب عندما يعرّفها حسابك.
• مزود الخدمة في الميدان يراجع التعامل مع الطلبات المخصصة.

اسأل عن خطوتك التالية