متابعة الدورة وطباعة التقارير

يعرض تبويب الدورات في خطط الفحص وخطط الصيانة الوقائية كل موعد من مواعيد خططك دورةً مستقلة، مع نسبة الإنجاز والنتيجة ونسبة الالتزام. افتح أي دورة لتصل إلى لوحة الدورة، وفيها تتابع العمل وتتخذ الإجراء المناسب، ثم تطبع النتائج أو تصدّرها.

تبويب الدورات

يعرض كل صف الخطة والفترة والحالة والإنجاز والنتيجة ونسبة الالتزام. تبيّن النتيجة عدد البنود المنجزة وغير المطابقة وقيد الانتظار والتي لم تُنفَّذ والتي تم تخطيها، بينما يظهر عدد البنود المتأخرة وما تعذّر إنشاؤه تنبيهًا تحت اسم الخطة. وتعمل هنا أدوات البحث نفسها الموجودة في قائمة الخطط، ويضاف إليها حالة الدورة (مجدولة أو قيد التنفيذ أو بانتظار الاعتماد أو مغلقة) وأسلوب التنفيذ وفترة الدورة. وتظهر كذلك الخطط ذات أسلوب التنفيذ القياسي بشارة موعد قياسي؛ إذ يجمع كل تاريخ استحقاق ما أنشأته الخطة له، فتحصل على المؤشرات والتقارير نفسها دون تغيير الخطة. ولا مراحل ولا حزم عمل في الموعد القياسي، لذا تعرض لوحته المؤشرات والإعدادات وجدول الأصول فقط. ولعرض نوع واحد، اختر في أسلوب التنفيذ «زيارة فريق / توزيع» أو «قياسي». ولأن لكل أصل في هذه الخطط مواعيده الخاصة أحيانًا، لا يُسجَّل البند «لم يُنفَّذ» إلا بانتهاء فترته هو.

قراءة لوحة الدورة

يعرض رأس الصفحة الخطة والفترة وحالة الدورة، ومعها أيام التنفيذ وآخر موعد للإنجاز، وهو آخر يوم في الدورة (اليوم السابق للاستحقاق التالي). والأيام التي تلي آخر يوم تنفيذ فترة سماح: تظهر البنود غير المنجزة متأخرة ويمكن إنجازها حتى ذلك الموعد. وعند انتهاء الفترة تصبح البنود المتبقية «لم يُنفَّذ»، وفي الصيانة الوقائية تُلغى تلقائيًا الطلبات التي لم يبدأ العمل عليها (مع ملاحظة بانتهاء فترة الدورة) ما لم يكن إعداد الخطة إبقاءها مفتوحة، وتبقى الطلبات التي بدأ العمل عليها مفتوحة. وإذا تعذّر إلغاء أحد الطلبات، تُعاد المحاولة كل ليلة حتى يُلغى. وتحته:

• المؤشرات، والحالات المستثناة أولًا: متأخر وغير مطابق (في خطط الفحص: نماذج تحققت في إجاباتها قاعدة فتح طلب تلقائي، حتى لو لم يُفتح طلب جديد لأن للأصل طلبًا مفتوحًا) وتعذّر إنشاؤه (لا يظهر إلا إذا تعذّر إنشاء بعض البنود) وقيد الانتظار (مع عدد البنود المكتملة) ومنجز ولم يُنفَّذ وتم تخطيه، ثم نسبة الالتزام وتحتها عدد البنود المخطط.
• المراحل: كل تاريخ تنفيذ مع نسبة إنجازه. وإذا نقل تقويم العمل مرحلةً، يظهر تاريخها الأصلي.
• حزم العمل: حزمة كل مكلَّف في كل مرحلة وعدد بنودها. ومن إجراءات الحزمة افتح جدول الحزمة (في الفحص)، أو أعد إسنادها (في الصيانة الوقائية)، أو اطبعها.
• الأصول والعقارات: صف لكل بند يبيّن تاريخ التنفيذ والمكلَّف والحالة والنتيجة. وفي خطط الفحص عمود النموذج وعمود الطلب الذي أنشأته قاعدة الطلب التلقائي، وفي خطط الصيانة الوقائية عمود طلب الصيانة. وإذا حُذف نموذج البند فلا يظهر رابطه.

في خطط الصيانة الوقائية يكون البند منجزًا حين يصل طلبه إلى «تم التنفيذ» أو «بانتظار الدفع» أو «مكتملة»، وتم تخطيه عند إلغاء الطلب، فلا يظهر مؤشر «غير مطابق» ولا تصفية النتيجة. وإذا عاد الطلب إلى حالة سابقة، أو أُعيد فتح طلب ملغى، يرجع بنده «قيد الانتظار». أما البند الذي سُجّل «لم يُنفَّذ» فيبقى كذلك، وتحتفظ الدورة المعتمدة أو المغلقة مبكرًا بأرقامها.

تُحسب نسبة الالتزام من البنود المنجزة وغير المطابقة التي اكتملت قبل نهاية الفترة، مقسومةً على البنود المخططة بعد استبعاد ما تم تخطيه. وتظهر «—» ما دام لم يحن موعد أي بند.

صفِّ الجدول حسب المرحلة أو المكلَّف (ومنه غير مسند) أو الحالة أو النتيجة أو العقار أو الأصل، أو ابحث بالاسم أو الرقم التسلسلي أو العقار. وفي خطط الفحص يعرض غير المطابق فقط البنود غير المطابقة، ويعرض غير المُجاب فقط بنود الفحص التي فيها أسئلة بلا إجابة. وفي خطط الفحص بدّل طريقة العرض من قائمة إلى مصفوفة لترى عمودًا لكل سؤال في قائمة الفحص، مع تمييز البنود غير المطابقة والخانات التي لم تُجب.

إعادة الإسناد والاعتماد والإغلاق المبكر

تتاح هذه الإجراءات في دورات الخطط التي تعمل بأسلوب زيارة فريق أو توزيع على مدار الفترة.

1. إعادة الإسناد: انقل حزمة الصيانة الوقائية إلى فني آخر. تنتقل إليه الطلبات التي لم يبدأ العمل عليها، أما ما بدأ فيبقى مع مسؤوله. وتنتقل طلبات الحزمة التي لم يبدأ العمل عليها كلها معًا؛ فإن كان بعضها يتبع فرعًا خارج عرضك الحالي فلن يتغيّر شيء، وتظهر رسالة تطلب الانتقال إلى «جميع الفروع» أو الرجوع إلى مدير الحساب. وإذا كان الحساب يستخدم الفروع فلا تعرض القائمة إلا الفنيين المسندين إلى فرع الحزمة. ولا يُعاد إسناد حزم الفحص؛ لتغيير من يعبّئ النماذج عدّل تعبئة نماذج الفحص بواسطة في الخطة.
2. اعتماد الدورة: يظهر عندما تكون الخطة مضبوطة على «إغلاق بعد الاعتماد» وتكتمل جميع البنود، فتصبح حالة الدورة «بانتظار الاعتماد» ويصل إشعار إلى كل من يحق له اعتمادها: المستخدمون الذين يملكون صلاحية إدارة هذا النوع من الخطط وتعديله، على أن يكونوا من مديري الحساب أو معيّنين على كل فروع الدورة إذا كان الحساب يعمل بالفروع. ويفتح الإشعار لوحة الدورة مباشرة ويعرض تواريخ فترتها. يعتمدها من يملك صلاحية تعديل الخطة ويرى كل بنودها، والاعتماد يغلق الدورة. ولعرض الدورات التي تنتظر الاعتماد، اختر «بانتظار الاعتماد» في حالة الدورة بتبويب الدورات.
3. إغلاق الدورة: ينهي دورة مجدولة أو قيد التنفيذ قبل موعدها. اكتب السبب، وستُسجَّل البنود التي ما زالت قيد الانتظار «لم يُنفَّذ»، ولا يمكن التراجع عن ذلك من اللوحة. الإغلاق المبكر يُعدّ اعتمادًا، فلا تمر الدورة بمرحلة «بانتظار الاعتماد» حتى لو كانت الخطة تشترطه. وفي الصيانة الوقائية يُلغي خيار إلغاء طلبات الصيانة التي لم يبدأ العمل عليها (يكون مفعّلًا افتراضيًا إذا كان إعداد الخطة عند انتهاء الفترة هو الإلغاء) الطلبات التي لم يبدأ أحد العمل عليها؛ أما الطلبات التي بدأ العمل عليها فتبقى حتى يكملها الفني، ويبقى بندها «لم يُنفَّذ». وإذا تعذّر إلغاء بعض هذه الطلبات تبقى الدورة مغلقة، ويظهر تنبيه بذلك، ثم يُعاد إلغاء الطلبات المتبقية تلقائيًا بعد دقائق، ثم كل ليلة حتى تُلغى. أما الطلبات التي يبدأ الفني العمل عليها في أثناء ذلك فتبقى مفتوحة. وفي الفحص تُقفل النماذج التي لم تُرسل بعد. ويظهر أعلى اللوحة شريط أحمر «أُغلقت الدورة مبكرًا» مع من أغلقها وسببه.

وإذا كانت بعض بنود الدورة في فروع خارج عرضك الحالي، تعرض اللوحة تنبيهًا بدل اعتماد الدورة وإغلاق الدورة؛ فاعتمد الدورة أو أغلقها من «جميع الفروع»، أو اطلب ذلك من مدير الحساب.

ملاحظة: الإغلاق المبكر لا يحذف النماذج المسودة، ولا يلغي الطلبات إلا إذا فعّلت الخيار السابق. عالج بقية الطلبات المفتوحة من ملف طلب الصيانة.

ورقة العمل الميدانية وتقرير الحزمة وتقرير الدورة

من زر طباعة التقرير في رأس الصفحة:

• ورقة عمل ميدانية فارغة: قائمة البنود مرتبة حسب مسار العمل مع خانات فارغة، يأخذها الفريق إلى العقار. في الفحص خانة لكل سؤال، وفي الصيانة الوقائية خانات «منجز» و«غير مطابق» و«ملاحظات».
• تقرير الدورة: المؤشرات والمراحل والحزم ونتيجة كل بند في الدورة كاملة.

ومن إجراءات الحزمة يطبع طباعة ورقة العمل الميدانية وطباعة تقرير الحزمة الشيء نفسه لحزمة واحدة. تحمل كل نسخة مطبوعة شعار حسابك، وتنتهي بخانات اعتماد وتوقيع للفني والمشرف وممثل العميل.

وتضم النسخة المطبوعة 1000 بند على الأكثر. فإذا زادت بنود الدورة أو الحزمة على ذلك، تعرض النسخة المطبوعة رسالة بدل البنود: اطبع حزمة عمل واحدة من إجراءات الحزمة، أو صفِّ الجدول على مرحلة واحدة ثم اختر طباعة التقرير، أو استخدم تصدير إلى Excel الذي لا يخضع لهذا الحد.

ويرسل تصدير إلى Excel الجدول بالتصفية الحالية إلى مركز تصدير البيانات، ويصلك إشعار عندما يجهز الملف أو إذا تعذّر التصدير. يضم الملف ورقة للبنود (بعمود لكل سؤال في خطط الفحص) وورقة للملخص.

ماذا بعد ذلك؟

• توزيع الخطة وتقسيمها على فريق العمل: خطوة التنفيذ التي تنشئ الدورات والمراحل والحزم.
• تعبئة حزمة فحص: ما يفعله المكلَّف بحزمة الفحص.
• الفروع: انتقل إلى «جميع الفروع» لاعتماد دورة تمتد بنودها على عدة فروع أو إغلاقها.
• التقارير: مركز تقارير الحساب.

اسأل عن خطوتك التالية