تعبئة حزمة فحص

عندما تعمل خطة الفحص بأسلوب زيارة فريق أو توزيع على مدار الفترة، يتسلّم كل مكلَّف حزمة عمل تضم الأصول التي يفحصها في تاريخ تنفيذ واحد. يبقى لكل أصل نموذج فحص مستقل، لكنك تعبّئ النماذج معًا في جدول واحد.

افتح الحزمة

• من تبويب نماذج الفحص، افتح نموذجًا تابعًا لحزمة واختر فتح جدول الحزمة.
• أو من لوحة الدورة، اختر فتح الحزمة.

يعرض عنوان الصفحة رقم الحزمة وتاريخ تنفيذها، وتحته المكلَّف وتواريخ الدورة، ثم عدّادات الأصول والعقارات والمُرسلة وغير المطابقة وقيد الانتظار ونسبة الإنجاز. وغير المطابقة هي النماذج التي تحققت في إجاباتها قاعدة فتح طلب تلقائي. صفِّ الصفوف حسب الحالة، أو ابحث باسم الأصل أو العقار. ويعيدك الرجوع إلى الدورة إلى لوحة الدورة مفتوحةً على هذه الحزمة، والرجوع إلى نماذج الفحص إلى تبويب النماذج.

تعبئة جدول الأصول والعقارات

في جدول الأصول والعقارات صف لكل أصل أو عقار وعمود لكل سؤال في قائمة الفحص. ولأن أغلب الأصول تجتاز الفحص بالإجابات نفسها، اتبع هذه الخطوات:

1. عبّئ صفًا واحدًا كاملًا.
2. حدّد الصفوف التي تريد تعبئتها، أو اختر تحديد كل صفوف هذه الصفحة (50 صفًا في الصفحة).
3. اختر نسخ صف إلى المحدد، وحدّد الصف المصدر في نسخ الإجابات من، ثم نسخ الإجابات.
4. عدّل الحالات المختلفة: غيّر إجابات الأصول التي تختلف نتيجتها، وأضف ملاحظة عند الحاجة.
5. اختر حفظ كمسودة للاحتفاظ بعملك، أو إرسال المحدد لإرسال الصفوف المحددة.

الصف الذي تعدّل خاناته يُحفظ مسودةً تلقائيًا بعد لحظات من آخر تعديل. أما نسخ صف إلى المحدد ومسح إجابات المحدد (الذي يفرّغ إجابات الصفوف المحددة) فلا يُحفظ أثرهما إلا عند اختيار حفظ كمسودة أو إرسال المحدد، أو عند الانتقال إلى صفحة أخرى أو تغيير التصفية. وعند الإرسال تبقى الصفوف الناقصة مسودات وتظهر أخطاؤها، وتُرسَل بقية الصفوف. ولا يمكن تعديل النموذج بعد إرساله.

أسئلة الملفات والجداول لا تُعبّأ من الجدول؛ تظهر خانتها بعبارة يُجاب في النموذج، فاستخدم فتح النموذج في ذلك الصف.

وإذا أُضيف سؤال إلى الخطة بعد إنشاء بعض النماذج، فلا يكون ضمن تلك النماذج: تظهر خانته بعبارة ليس في هذا النموذج ولا يمكن تعبئتها.

إرشاد: تنقّل بين الخانات بمفاتيح الأسهم أو Tab كما في جداول البيانات.

يُسجَّل الصف المُرسَل منجزًا. وإذا استوفت إجاباته قاعدة فتح طلب تلقائي، يُسجَّل غير مطابق ويُفتح طلب الصيانة كالمعتاد. ويبقى الصف غير مطابق حتى إن لم يُفتح طلب جديد، كأن يكون للأصل طلب مفتوح أصلًا.

التعبئة بعد الموعد

يُتاح النموذج في تاريخ الحزمة. وبعد هذا التاريخ يظهر الصف متأخر، لكن يمكنك تعبئته حتى نهاية الدورة. فإذا انتهت الدورة أو أُغلق البند، يظهر الصف مغلق.

من يمكنه تعبئة الحزمة؟

• المكلَّف بالحزمة يعبّئ جميع الصفوف. وفي الخطط التي يعبّئها أشخاص محددون يتسلّم كل من اخترته في تعبئة نماذج الفحص بواسطة حزمته: يعبّئها الفني من تطبيق مزود الخدمة، ومدير الحساب أو المشرف من تطبيق العميل.
• في الخطط التي يعبّئها المرتبطون بكل عقار (المشرفون أو مديرو الصيانة أو مزودو الخدمة)، لا يرى كل منهم في الجدول إلا الصفوف المسندة إليه ولا يعبّئ غيرها، ولا تحسب العدّادات إلا هذه الصفوف.
• مدير الحساب يعبّئ جميع الصفوف نيابةً عن المكلَّف. فدور مدير الحساب يحصل تلقائيًا على صلاحية تعبئة نماذج الفحص نيابةً عن الموظفين، ولا يستخدمها إلا مديرو الحساب؛ فلا يعبّئ المشرفون وسائر الأدوار نيابةً عن غيرهم حتى لو مُنحوا الصلاحية. ويظهر لمدير الحساب تنبيه بذلك، ويُسجَّل اسمه على كل تعديل.
• من يملك إدارة نماذج الفحص فقط يرى الجدول للعرض دون تعبئة.

تتبع التعبئة نيابةً عن الموظف والعرض دون تعبئة الفرع الذي تعمل فيه: فلا يرى مدير الحساب أو صاحب صلاحية العرض كل صفوف الحزمة إلا وهو يعمل في فرعها. وللوصول إلى حزمة في فرع آخر بدّل الفرع من الشريط العلوي؛ ومن فرع آخر لا ترى إلا الصفوف المسندة إليك إن وُجدت. أما المكلَّفون فيصلون دائمًا إلى صفوفهم.

وإذا عبّأ مدير الحساب صفوفًا نيابةً عن موظف بينما النموذج نفسه مفتوح عند الموظف في التطبيق، فلن يمحو حفظُ الموظف تلك الإجابات؛ إذ لا يحفظ التطبيق إلا الأسئلة التي غيّرها الموظف.

ولمعرفة مديري الحساب افتح مستخدمي الحساب والأدوار.

تعبئة الحزم من تطبيق العميل

يستخدم المكلَّفون في العقار تطبيق العميل. افتح تبويب الحزم (بجانب نماذج الفحص والطلبات والتقويم):

1. اختر اليوم أو المتأخرة أو القادمة. تعرض كل بطاقة اسم الخطة ونسبة الإنجاز وعدد النماذج. وفي خطط التوزيع على مدار الفترة تكون البطاقة للدورة كلها: يظهر فيها يومك في الدورة (مثل «اليوم 1 من 3»)، وشريط بأيامك فيها وحالة كل يوم، وآخر موعد للإنجاز. وتظهر أيامك القادمة في القادمة قبل موعدها: ترى فيها الأصول والعقارات، وبجانب كل منها يُتاح في تاريخ الحزمة، لأن النماذج تُنشأ في يوم الحزمة.
2. افتح الحزمة. تظهر البنود غير المنجزة أولًا، ويمكنك البحث بالاسم أو العقار.
3. افتح النموذج وأجب عنه. ينسخ زر نسخ إجابات الأصل السابق إجابات أقرب أصل سابق مسند إليك له إجابات محفوظة (ويستطيع المكلَّف بالحزمة النسخ من أي أصل فيها)، فلا تغيّر إلا ما يختلف. وفي أعلى النموذج شريط للتنقل: السابق والتالي بين نماذج الحزمة بترتيب المسار، وفي وسطه رقم النموذج (مثل «حزمة · النموذج 2 من 8») لفتح الحزمة. بعد إرسال النموذج ينقلك التالي إلى أول نموذج لم يُرسَل بعد. وإن كانت لديك إجابات غير محفوظة، يسألك التطبيق قبل الانتقال: احفظ وانتقل أو انتقل دون حفظ.
4. عند الانتهاء اختر إرسال جميع المسودات المكتملة. تبقى المسودات التي فيها أسئلة بلا إجابة كما هي.

وفي تبويب نماذج الفحص تظهر نماذج الحزمة الواحدة في بطاقة حزمة واحدة فيها اسم الخطة ونسبة الإنجاز، وتبقى النماذج الأخرى بطاقات مستقلة. وعند التصفية بالحالة أو الخطة أو الأصل أو البحث، تظهر النماذج المطابقة كلٌّ في بطاقته.

يجد الفنيون المختارون في تعبئة نماذج الفحص بواسطة حزم الفحص الخاصة بهم في تطبيق مزود الخدمة من تبويب الحزم (في الشاشة الرئيسية وصفحة نماذج الفحص)، وعليها شارة فحص، بجانب حزم الصيانة الوقائية. وتعمل صفحة الحزمة ونسخ إجابات الأصل السابق وإرسال جميع المسودات المكتملة بالطريقة نفسها، كما في التعامل مع الطلبات المخصصة لك.

ماذا بعد ذلك؟

• متابعة الدورة وطباعة التقارير: تابع الحزمة واطبع ورقة العمل الميدانية.
• توزيع الخطة وتقسيمها على فريق العمل: كيف تتكوّن الحزم.
• خطط الفحص: قائمة الفحص والتغطية وقواعد الطلب التلقائي.
• مستخدمو الحساب والأدوار: معرفة مديري الحساب الذين يعبّئون نيابةً عن الموظفين.

اسأل عن خطوتك التالية