دور کی نگرانی اور رپورٹیں پرنٹ کرنا

معائنہ منصوبے اور احتیاطی مینٹیننس منصوبے کا ادوار ٹیب آپ کے منصوبوں کا ہر موقع ایک دور کے طور پر دکھاتا ہے، ساتھ پیش رفت، نتیجہ اور تعمیل۔ کسی دور کو کھولیں تو دور کا بورڈ آتا ہے، جہاں آپ کام کی نگرانی کرتے، اقدامات کرتے اور نتائج پرنٹ یا ایکسپورٹ کرتے ہیں۔

ادوار ٹیب

ہر قطار میں منصوبہ، مدت، حالت، پیش رفت، نتیجہ اور تعمیل ہوتی ہے۔ نتیجہ مکمل، غیر مطابق، زیر التوا، رہ جانے والے اور چھوڑے گئے آئٹمز گنتا ہے؛ تاخیر شدہ اور نہ بن سکنے والے آئٹمز کی گنتی منصوبے کے نام کے نیچے نشان کے طور پر دکھتی ہے۔ منصوبوں کی فہرست والے فلٹرز یہاں بھی لاگو ہوتے ہیں، اور ان کے ساتھ دور کی حالت (طے شدہ، جاری، منظوری کا منتظر یا بند)، عمل درآمد کا انداز اور دور کی مدت بھی۔ معیاری انداز والے منصوبے بھی معیاری موقع کے نشان کے ساتھ دکھائی دیتے ہیں: ہر مقررہ تاریخ وہ سب جمع کرتی ہے جو منصوبے نے اس کے لیے بنایا، اس لیے منصوبہ بدلے بغیر وہی اشاریے اور رپورٹیں ملتی ہیں۔ معیاری موقع میں مراحل یا کام کے پیکج نہیں ہوتے، اس لیے اس کا بورڈ صرف اشاریے، ترتیبات اور اثاثوں کا جدول دکھاتا ہے۔ صرف ایک قسم دیکھنے کے لیے عمل درآمد کا انداز میں «ٹیم وزٹ / تقسیم» یا «معیاری» منتخب کریں۔ ان منصوبوں میں ہر اثاثے کی اپنی تاریخیں ہو سکتی ہیں، اس لیے کوئی آئٹم اپنی ہی مدت ختم ہونے پر «رہ گیا» درج ہوتا ہے۔

دور کا بورڈ پڑھیں

اوپر منصوبہ، مدت اور دور کی حالت دکھتی ہے، ساتھ کام کے دن اور مکمل کرنے کی آخری تاریخ — دور کا آخری دن (اگلی مقررہ تاریخ سے پہلے کا دن)۔ آخری کام کے دن کے بعد کے دن مہلت ہیں: نامکمل آئٹمز تاخیر شدہ دکھتے ہیں اور اس تاریخ تک مکمل ہو سکتے ہیں۔ مدت ختم ہونے پر زیر التوا آئٹمز «رہ گیا» ہو جاتے ہیں اور احتیاطی مینٹیننس میں غیر شروع شدہ درخواستیں خودکار طور پر منسوخ ہو جاتی ہیں (نوٹ: دور کی مدت ختم ہوئی) سوائے اس کے کہ منصوبہ انہیں کھلی رکھے؛ شروع شدہ درخواستیں کھلی رہتی ہیں۔ اگر کوئی درخواست منسوخ نہ ہو سکے تو ہر رات دوبارہ کوشش ہوتی ہے، یہاں تک کہ وہ منسوخ ہو جائے۔ اس کے نیچے:

• اعداد و شمار، پہلے استثنائی صورتیں: تاخیر شدہ، غیر مطابق (معائنہ منصوبے: وہ فارم جن کے جوابات پر خودکار درخواست کا اصول لاگو ہوا، چاہے نئی درخواست نہ کھلی ہو کیونکہ اثاثے کی درخواست پہلے سے کھلی تھی)، بن نہیں سکا (صرف تب جب کچھ آئٹمز نہ بن سکیں)، زیر التوا (مکمل ہونے والے آئٹمز کی تعداد کے ساتھ)، مکمل، رہ گیا اور چھوڑ دیا گیا، پھر تعمیل جس کے نیچے منصوبہ بند کی گنتی ہوتی ہے۔
• مراحل: کام کی ہر تاریخ اور اس کی پیش رفت۔ جس مرحلے کو ورکنگ کیلنڈر نے منتقل کیا ہو وہاں اصل تاریخ دکھتی ہے۔
• کام کے پیکج: ہر مرحلے میں ہر تفویض شدہ فرد کا پیکج اور اس کے آئٹمز کی تعداد۔ پیکج کے اقدامات سے پیکج شیٹ (معائنہ) کھولیں، پیکج دوبارہ تفویض کریں (احتیاطی مینٹیننس) یا پرنٹ کریں۔
• اثاثے اور جائیدادیں: ہر آئٹم کی ایک قطار: کام کی تاریخ، ذمہ دار، حالت اور نتیجہ۔ معائنہ منصوبوں میں فارم کا کالم اور درخواست کا کالم (خودکار درخواست سے بننے والی درخواست) ہوتا ہے؛ احتیاطی مینٹیننس منصوبوں میں مینٹیننس درخواست کا کالم۔ جس آئٹم کا فارم حذف ہو چکا ہو اس پر فارم کا لنک نہیں دکھتا۔

احتیاطی مینٹیننس منصوبوں میں آئٹم تب مکمل ہوتا ہے جب اس کی درخواست «عملدرآمد»، «ادائیگی کے منتظر» یا «مکمل» پر پہنچے، اور درخواست منسوخ ہونے پر چھوڑ دیا گیا، اس لیے وہاں غیر مطابق کی گنتی اور نتیجے کا فلٹر نہیں ہوتا۔ اگر درخواست پچھلی حالت پر واپس جائے، یا منسوخ درخواست دوبارہ کھولی جائے، تو اس کا آئٹم پھر زیر التوا ہو جاتا ہے۔ جو آئٹم «رہ گیا» درج ہو چکا ہو وہ ویسا ہی رہتا ہے، اور منظور شدہ یا جلد بند کیا گیا دور اپنے اعداد و شمار نہیں بدلتا۔

تعمیل مدت کے اختتام تک مکمل یا غیر مطابق درج ہونے والے آئٹمز کو، چھوڑے گئے آئٹمز نکال کر کل منصوبہ بند آئٹمز پر تقسیم کر کے نکالی جاتی ہے۔ جب تک کوئی آئٹم واجب نہ ہو، «—» دکھتا ہے۔

جدول کو مرحلے، ذمہ دار (بشمول غیر تفویض شدہ)، حالت، نتیجے، جائیداد یا اثاثے سے فلٹر کریں، یا نام، سیریل نمبر یا جائیداد سے تلاش کریں۔ معائنہ منصوبوں میں صرف غیر مطابق غیر مطابق آئٹمز دکھاتا ہے اور صرف بغیر جواب معائنے کے وہ آئٹمز جن میں کوئی سوال بغیر جواب ہو۔ معائنہ منصوبوں میں منظر کو فہرست سے میٹرکس پر بدلیں تو چیک لسٹ کے ہر سوال کا ایک کالم دکھتا ہے؛ غیر مطابق آئٹمز اور بغیر جواب خانے نمایاں ہوتے ہیں۔

دوبارہ تفویض، منظوری یا جلد بندش

یہ اقدامات ان منصوبوں کے ادوار میں ہیں جو ٹیم وزٹ یا مدت میں تقسیم پر چلتے ہیں۔

1. دوبارہ تفویض کریں: احتیاطی مینٹیننس کا پیکج کسی دوسرے ٹیکنیشن کو دیں۔ وہ درخواستیں جن پر کام شروع نہیں ہوا نئے ٹیکنیشن کو جاتی ہیں؛ شروع شدہ کام موجودہ ذمہ دار کے پاس رہتا ہے۔ پیکج کی تمام غیر شروع شدہ درخواستیں ایک ساتھ منتقل ہوتی ہیں؛ اگر ان میں سے کچھ آپ کے موجودہ منظر سے باہر کی کسی برانچ کی ہوں تو کچھ نہیں بدلتا اور پیغام آتا ہے کہ «تمام برانچز» پر جائیں یا اکاؤنٹ ایڈمن سے کہیں۔ اگر اکاؤنٹ برانچز استعمال کرتا ہے تو فہرست میں صرف وہ ٹیکنیشن آتے ہیں جو پیکج کی برانچ پر مقرر ہوں۔ معائنہ پیکج دوبارہ تفویض نہیں ہوتے؛ فارم بھرنے والے بدلنے کے لیے منصوبے میں معائنہ فارم کون بھرے گا میں ترمیم کریں۔
2. دور منظور کریں: تب دکھتا ہے جب منصوبہ «منظوری کے بعد بندش» پر ہو اور تمام آئٹمز مکمل ہوں؛ دور «منظوری کا منتظر» ہو جاتا ہے اور ہر اس صارف کو اطلاع ملتی ہے جو اسے منظور کر سکتا ہے: جنہیں اس قسم کے منصوبوں کے انتظام اور ترمیم کی اجازت ہو، اور اگر اکاؤنٹ برانچز استعمال کرتا ہے تو وہ اکاؤنٹ ایڈمن ہوں یا دور کی تمام برانچوں پر مقرر ہوں۔ اطلاع سیدھا دور کا بورڈ کھولتی ہے اور دور کی تاریخیں دکھاتی ہے۔ منصوبے میں ترمیم کی اجازت رکھنے والا اور دور کے تمام آئٹمز دیکھنے والا صارف اسے منظور کر سکتا ہے؛ منظوری سے دور بند ہو جاتا ہے۔ منتظر ادوار دیکھنے کے لیے ادوار ٹیب میں دور کی حالت کو «منظوری کا منتظر» پر رکھیں۔
3. دور بند کریں: طے شدہ یا جاری دور کو وقت سے پہلے ختم کرتا ہے۔ وجہ درج کریں؛ زیر التوا آئٹمز «رہ گیا» درج ہوں گے اور بورڈ سے اسے واپس نہیں کیا جا سکتا۔ جلد بندش خود منظوری ہے، اس لیے منصوبہ منظوری مانگے تب بھی دور «منظوری کا منتظر» مرحلے سے نہیں گزرتا۔ احتیاطی مینٹیننس میں وہ مینٹیننس درخواستیں منسوخ کریں جن پر کام شروع نہیں ہوا (جب منصوبے کا مدت کے اختتام کا اصول منسوخی ہو تو پہلے سے منتخب) غیر شروع شدہ درخواستیں منسوخ کرتا ہے؛ شروع شدہ درخواستیں ٹیکنیشن کے مکمل کرنے تک کھلی رہتی ہیں اور ان کے آئٹمز «رہ گیا» رہتے ہیں۔ اگر ان میں سے کچھ درخواستیں منسوخ نہ ہو سکیں تو دور پھر بھی بند رہتا ہے، ایک انتباہ دکھتا ہے، اور باقی درخواستیں چند منٹ بعد خود بخود منسوخ کی جاتی ہیں، پھر ہر رات، یہاں تک کہ منسوخ ہو جائیں۔ اس دوران جن درخواستوں پر ٹیکنیشن کام شروع کر دے وہ کھلی رہتی ہیں۔ معائنے میں جمع نہ کیے گئے فارم مقفل ہو جاتے ہیں۔ بورڈ کے اوپر سرخ پٹی «دور جلد بند کیا گیا» بند کرنے والے اور وجہ کے ساتھ دکھتی ہے۔

اگر دور کے کچھ آئٹمز آپ کے موجودہ منظر سے باہر کی برانچوں میں ہوں تو بورڈ دور منظور کریں اور دور بند کریں کی جگہ ایک اطلاع دکھاتا ہے؛ دور کو «تمام برانچز» سے منظور یا بند کریں، یا اکاؤنٹ ایڈمن سے کہیں۔

نوٹ: جلد بندش ڈرافٹ فارم حذف نہیں کرتی، اور درخواستیں صرف تب منسوخ کرتی ہے جب آپ اوپر والا اختیار منتخب کریں۔ باقی کھلی درخواستیں ان کی مینٹیننس درخواست پروفائل سے نمٹائیں۔

فیلڈ شیٹ، پیکج رپورٹ اور دور کی رپورٹ

اوپر رپورٹ پرنٹ کریں سے:

• خالی فیلڈ شیٹ: کام کے راستے کی ترتیب سے آئٹمز کی فہرست اور خالی خانے، جو ٹیم جائیداد پر لے جاتی ہے۔ معائنے میں ہر سوال کا خانہ ہوتا ہے؛ احتیاطی مینٹیننس میں مکمل، غیر مطابق اور تبصرے کے خانے۔
• دور کی رپورٹ: پورے دور کے اعداد و شمار، مراحل، پیکج اور ہر آئٹم کا نتیجہ۔

پیکج کے اقدامات میں فیلڈ شیٹ پرنٹ کریں اور پیکج رپورٹ پرنٹ کریں یہی کام ایک پیکج کے لیے کرتے ہیں۔ ہر پرنٹ پر آپ کے اکاؤنٹ کا لوگو ہوتا ہے اور آخر میں ٹیکنیشن، سپروائزر اور گاہک کے نمائندے کے دستخط کے خانے۔

ایک پرنٹ میں زیادہ سے زیادہ 1000 آئٹمز آتے ہیں۔ اگر دور یا پیکج میں اس سے زیادہ ہوں تو پرنٹ میں آئٹمز کی جگہ ایک پیغام آتا ہے: پیکج کے اقدامات سے ایک کام کا پیکج پرنٹ کریں، یا رپورٹ پرنٹ کریں سے پہلے جدول کو ایک مرحلے پر فلٹر کریں، یا Excel میں ایکسپورٹ کریں استعمال کریں جس پر یہ حد نہیں۔

Excel میں ایکسپورٹ کریں موجودہ فلٹرز کے ساتھ جدول کو ڈیٹا ایکسپورٹ سینٹر بھیجتا ہے۔ فائل تیار ہونے پر، یا ایکسپورٹ ناکام ہونے پر، آپ کو اطلاع ملتی ہے۔ فائل میں آئٹمز کی شیٹ (معائنہ منصوبوں میں ہر سوال کا کالم) اور خلاصے کی شیٹ ہوتی ہے۔

آگے کیا پڑھیں؟

• منصوبے کو مدت میں پھیلائیں اور ٹیم میں بانٹیں — عمل درآمد کا مرحلہ جو ادوار، مراحل اور پیکج بناتا ہے۔
• معائنہ پیکج بھرنا — ذمہ دار معائنہ پیکج کے ساتھ کیا کرتا ہے۔
• برانچز — کئی برانچوں پر پھیلا دور منظور یا بند کرنے کے لیے «تمام برانچز» پر جائیں۔
• رپورٹس — اکاؤنٹ کی رپورٹوں کا مرکز۔

اگلے قدم کے بارے میں پوچھیں