توزيع الخطة على مدار الفترة وتقسيمها على فريق العمل
من خطوة التنفيذ في خطة الفحص أو خطة الصيانة الوقائية، اجمع العمل في حزم عمل، ووزّع كل دورة على عدة تواريخ تنفيذ، وقسّمها بين من يعبّئون النماذج أو الفنيين.
خطوة التنفيذ في معالج الخطة تحدد كيف تُنجَز كل دورة من دورات خطة الفحص أو خطة الصيانة الوقائية: كلها في تاريخ الاستحقاق، أو موزعة على مدار الفترة ومقسّمة على فريق. تأتي بعد خطوة الجدولة في خطط الفحص، وبعد خطوة التوليد في خطط الصيانة الوقائية.
الدورة والمرحلة وحزمة العمل والبند
- الدورة: موعد واحد من مواعيد تكرار الخطة. في الخطة الشهرية يكون «أكتوبر» دورة، تبدأ من تاريخ الاستحقاق وتنتهي في اليوم السابق للموعد التالي.
- المرحلة: تاريخ تنفيذ واحد داخل الدورة.
- حزمة العمل: ما ينجزه شخص واحد في مرحلة واحدة.
- البند: أصل أو عقار واحد داخل الحزمة، له حالته ونتيجته.
مثال: خطة شهرية تغطي 160 طفاية حريق، يُفحص منها 40 كل سبت. كل شهر دورة، وكل سبت مرحلة، والطفايات الأربعون المقررة في كل سبت تشكّل حزمة عمل الموظف المكلَّف. ومثال آخر: 3,000 أصل تُنجَز في 3 أيام عمل بخمسة فنيين، فتنتج 3 مراحل في كل منها 1,000 أصل، و15 حزمة في كل منها نحو 200 أصل.
اختر أسلوب التنفيذ
تحت أسلوب التنفيذ اختر إحدى ثلاث بطاقات:
- قياسي: نموذج فحص أو طلب صيانة لكل أصل أو عقار في تاريخ استحقاقه. هذه هي الطريقة المعتادة، وتبقى عليها الخطط الحالية.
- زيارة فريق: في تاريخ الاستحقاق يتسلّم كل مكلَّف حزمة عمل واحدة تضم جميع أصوله. وفي خطط الصيانة الوقائية يبقى لكل أصل في الحزمة طلب صيانة مستقل.
- توزيع على مدار الفترة: تُقسَم كل دورة إلى مراحل، ويُوزَّع العمل على أعضاء الفريق.
في مثال الطفايات اختر توزيع على مدار الفترة، واجعل طريقة التوزيع «أيام محددة من الأسبوع»، وحدّد السبت في أيام التنفيذ (لا بد من تحديد يوم واحد على الأقل)، ثم اختر الفريق. تبقى كل طفاية مع يوم السبت نفسه والموظف نفسه من شهر إلى آخر، فإذا تغيّر عدد أيام السبت في الشهر أُعيد توزيع الطفايات بالتساوي وبترتيب الزيارة نفسه، فيبقى ما يُفحص في أول الشهر في أوله: أربعة أيام سبت تعني أربع مراحل في كل منها 40 طفاية، وخمسة تعني خمس مراحل في كل منها 32. أما في مثال الأصول الثلاثة آلاف فاختر «أيام عمل متتالية» واجعل أيام العمل 3.
الإعدادات المتقدمة باختصار
يملأ اختيار البطاقة هذه الإعدادات تلقائيًا. وفي أسلوبي زيارة فريق وتوزيع على مدار الفترة تظهر شارة مخصّص إذا غيّرت أيًّا منها. أما في الأسلوب القياسي فتُعطَّل مجموعتا حدود الحزم وقواعد الدورة ولا تظهر الشارة، لأن هذه الإعدادات لا تنطبق إلا على الأسلوبين الآخرين.
- التجميع (في خطط الفحص فقط): تعبئة نموذج كل أصل على حدة، أو فتح جدول حزمة عمل واحد لكل أصول المكلَّف. أما خطط الصيانة الوقائية فتُنشئ دائمًا طلب صيانة لكل أصل.
- موعد التنفيذ: دفعة واحدة في تاريخ الاستحقاق، أو توزيع على مدار الفترة.
- طريقة التوزيع: أيام عمل متتالية، أو أيام محددة من الأسبوع، أو بالتساوي على مدار الفترة، أو عدد ثابت من البنود في كل يوم عمل. وإذا كانت أيام العمل أو المراحل في الدورة أقل مما يتطلبه الإعداد، يُوزَّع العمل بالتساوي على الأيام المتاحة بدل أن يتراكم في اليوم الأخير، وتنبّهك المعاينة إلى ذلك (انظر كيف تقرأ معاينة التقسيم أدناه).
- المكلَّفون بالتنفيذ: لا يوجد ما تختاره هنا في خطط الفحص، فالفريق يتبع تعبئة نماذج الفحص بواسطة. فإذا اخترت فيه أشخاصًا محددين كانوا هم الفريق أيًّا كان دورهم؛ تعرضهم الخطوة ويُوزَّع العمل بينهم، ويعيدك زر تعديل الأشخاص إلى الخطوة الأولى لتغيير القائمة. وإذا اخترت مشرفي العقار أو مديري الصيانة أو مزودي الخدمة المرتبطين به، يذهب كل نموذج إلى المرتبطين بأصله أو عقاره كما هو الحال دون حزم. أما خطط الصيانة الوقائية فتختار الإسناد الافتراضي للخطة أو فنيين محددين. ويجب أن يكون الفني الذي تضيفه فعّالًا، وإذا كان الحساب يعمل بالفروع فيجب أن يكون معيّنًا على كل فروع الأصول والعقارات التي تغطيها الخطة، لأن العمل قد يصله من أيٍّ منها؛ وإلا تعذّر الحفظ مع رسالة تذكر اسم الفني والفروع الناقصة. أما الفني الذي عُطّل بعد إضافته فيبقى في القائمة بعلامة (معطّل)، ولا يُسند إليه عمل جديد ولا يمنع حفظ الخطة؛ استبدله متى أمكن.
- يُقسَّم العمل بين أفراد الفريق بالتساوي دائمًا، وتبقى البنود المتجاورة (في المبنى أو الطابق نفسه) عند الشخص نفسه.
- الحد الأقصى للبنود في الحزمة: البند أصل أو عقار، وتُقسَم الحزمة الأكبر منه إلى حزم للشخص نفسه.
- الدقائق لكل بند: للتخطيط فقط ولا يغيّر التوزيع. تنبّه المعاينة إذا احتاجت أكبر حزمة أكثر من يوم عمل، وتظهر المدة المقدّرة لكل حزمة (مثل نحو ساعة و30 دقيقة) للفني وفي لوحة الدورة. وفي الصيانة الوقائية اتركه فارغًا لاستخدام المدة المقدّرة للطلب.
- بين الدورات: يبقى كل بند مع المرحلة والشخص أنفسهما في كل دورة، أو يُعاد التوزيع كل دورة. وعندما تكون للدورة مرحلة واحدة (زيارة فريق، أو توزيع على يوم واحد) يخص الإعداد الشخص فقط: إبقاء البند مع المكلَّف نفسه يعطي كل شخص نفس البنود في كل دورة، ويذهب البند الجديد إلى الأقل حملًا.
- العمل غير المنجز بعد انتهاء مرحلته: يبقى في مرحلته ويُعد متأخرًا، أو يُنقل إلى المرحلة التالية. ومع مرحلة واحدة يُعطَّل الحقل، لأنه لا توجد مرحلة تالية: يبقى العمل غير المنجز متأخرًا حتى نهاية الدورة.
- إغلاق الدورة: إغلاق تلقائي، أو إغلاق بعد الاعتماد.
- عند انتهاء فترة الدورة (في الصيانة الوقائية فقط): تصبح البنود غير المنجزة «لم يُنفَّذ» في الحالتين. يُلغي إلغاء الطلبات التي لم يبدأ العمل عليها (الافتراضي) الطلبات التي ما زالت مسودة أو بانتظار المعالجة أو الموافقة أو المزود أو بحالة «تم التعيين»، فتختفي من أعمال الفنيين، وتبقى الطلبات التي بدأ العمل عليها مفتوحة. ويترك إبقاء الطلبات مفتوحة حتى يُنجزها الفني كل الطلبات مفتوحة. وهذا الإعداد هو أيضًا القيمة الافتراضية للخيار في إغلاق الدورة مبكرًا.
لا تجمع الحزمة أصولًا من فروع مختلفة؛ أصول كل فرع في حزم مستقلة.
لماذا تحتاج الخطة إلى مرجع جدولة موحّد؟
زيارة الفريق والتوزيع يتطلبان أن تشترك جميع الأصول في الدورات نفسها. لذلك اجعل مرجع الجدولة في خطوة الجدولة «السنة التقويمية» أو «تاريخ مخصص». وإذا كانت الخطة تحسب مواعيد كل أصل من تاريخه الخاص، تعرض الخطوة تنبيه يتطلب مرجع جدولة موحّدًا للخطة مع زر التحويل إلى السنة التقويمية. ولا يتاح التوزيع في الخطط اليومية، لأن الدورة فيها يوم واحد.
كيف تقرأ معاينة التقسيم
تعرض معاينة التقسيم الدورة التالية بعد تعديلات تقويم العمل: كل مرحلة وتاريخها، وحزم كل شخص وعدد أصولها. وتدل شارة نُقلت على مرحلة غيّر تقويم العمل تاريخها، ويظهر تنبيه عبء عمل مرتفع إذا احتاجت أكبر حزمة إلى أكثر من يوم عمل. ويظهر تنبيه التوزيع لا يتسع لهذه الدورة إذا كانت أيام العمل أو المراحل في الدورة أقل مما يحتاجه التوزيع، كخطة أسبوعية تغطي 600 أصل بواقع 50 في اليوم، ويوضح كيف سيُوزَّع العمل: بالتساوي على الأيام المتاحة، مع أكبر عدد من البنود يناله يوم واحد. فإن كان ذلك كثيرًا فارفع عدد البنود في اليوم أو اختر تكرارًا أطول. وتعرض بطاقة الخطة بعد ذلك ما جرى فعلًا في الدورة الأخيرة، مثل في الدورة الأخيرة: نحو 100 بند في كل يوم عمل (المحدد 50). وتكرر خطوة المراجعة التقسيم وتنبيهاته تحت تقسيم الدورة التالية. وفي أسلوبي زيارة فريق والتوزيع على مدار الفترة يعرض جدول المواعيد القادمة في خطوة المراجعة مواعيد التنفيذ في الدورات القادمة بدل تواريخ الاستحقاق: صف لكل مرحلة فيه الدورة والموعد الأصلي والفعلي وعدد الطلبات أو النماذج، فيطابق التقسيم دائمًا. وفي خطط الصيانة الوقائية يُفحص موعد كل طلب بتقويم عمل فنييه وفرعه وخدمته، كما يحدث عند إنشاء الطلب.
إرشاد: الأصول التي تضيفها إلى الخطة أثناء الدورة تدخل في الدورة التالية، أما الأصول التي تزيلها فلا يُنشأ لها نموذج أو طلب جديد، ويُسجَّل بندها المعلّق «تم تخطيه».
العمل غير المنجز وإغلاق الدورة
البند الذي يبقى قيد الانتظار بعد مرحلته يظهر متأخرًا، ويمكن إنجازه حتى نهاية الفترة، إلا إذا اخترت نقله إلى المرحلة التالية. وعند انتهاء الفترة تُسجَّل البنود المتبقية «لم يُنفَّذ». وإذا اخترت «إغلاق بعد الاعتماد»، تنتظر الدورة المكتملة بحالة بانتظار الاعتماد ويصل إلى كل من يحق له اعتمادها إشعار يفتح لوحة الدورة مباشرة. اعتمد الدورة أو أغلقها من لوحة الدورة.
التغييرات أثناء الدورة
- تعطيل أحد أفراد الفريق: يذهب عمله اللاحق إلى الإسناد الافتراضي للخطة. ففي الصيانة الوقائية يُسند إلى مزود خدمة الخطة، وإلا فإلى مزودي الخدمة المرتبطين بالأصل أو العقار، وإلا يبقى الطلب بانتظار مزود. وفي الفحص يُسند النموذج إلى الشخص المرتبط بالموقع إن كان واحدًا، وإلا يبقى متاحًا ليستلمه أحد المؤهلين. أما العمل الذي سُلّم من قبل فيبقى مع المكلَّف به.
- تغيير التكرار أو مرجع الجدولة: تنتهي الدورة الجارية في اليوم السابق لبداية الدورة الجديدة، وتُلغى مواعيد التنفيذ اللاحقة فيها، وتُسجَّل البنود التي لم يُنشأ لها نموذج أو طلب «تم تخطيه» لا «لم يُنفَّذ». وتبقى النماذج والطلبات التي أُنشئت مفتوحة حتى نهاية الدورة بعد تقصيرها.
ماذا بعد ذلك؟
- متابعة الدورة وطباعة التقارير: الإنجاز ونسبة الالتزام وإعادة الإسناد والأوراق المطبوعة.
- تعبئة حزمة فحص: عبّئ أصولًا كثيرة في جدول واحد.
- خطط الفحص وخطط الصيانة الوقائية: بقية خطوات المعالج.
- الفروع: عيّن الفنيين على كل الفروع التي تغطيها الخطة.