معائنہ پیکج بھرنا

جب معائنہ منصوبہ ٹیم وزٹ یا مدت میں تقسیم پر چلتا ہے تو ہر تفویض شدہ فرد کو ایک کام کا پیکج ملتا ہے: وہ تمام اثاثے جن کا وہ کام کی ایک تاریخ پر معائنہ کرتا ہے۔ ہر اثاثے کا اپنا معائنہ فارم برقرار رہتا ہے، مگر آپ انہیں ایک شیٹ میں اکٹھے بھرتے ہیں۔

پیکج کھولیں

• معائنہ فارم کے ٹیب سے کسی پیکج کا فارم کھولیں اور پیکج شیٹ کھولیں منتخب کریں۔
• یا دور کے بورڈ پر پیکج کے لیے پیکج کھولیں منتخب کریں۔

صفحے کا عنوان پیکج نمبر اور کام کی تاریخ دکھاتا ہے۔ اس کے نیچے ذمہ دار اور دور کی تاریخیں، پھر اثاثے اور جائیدادیں، جمع شدہ، غیر مطابق، زیر التوا اور پیش رفت کی گنتیاں۔ غیر مطابق وہ فارم ہیں جن کے جوابات پر خودکار درخواست کا اصول لاگو ہوا۔ قطاروں کو حالت سے چھانٹیں، یا اثاثے یا جائیداد کے نام سے تلاش کریں۔ دور پر واپس آپ کو اسی پیکج پر کھلے دور کے بورڈ پر، اور معائنہ فارم پر واپس فارمز کے ٹیب پر لے جاتا ہے۔

اثاثوں اور جائیدادوں کی شیٹ بھریں

اثاثوں اور جائیدادوں کی شیٹ میں ہر اثاثے یا جائیداد کی ایک قطار اور چیک لسٹ کے ہر سوال کا ایک کالم ہوتا ہے۔ زیادہ تر اثاثے ایک جیسے جوابات سے پاس ہوتے ہیں، اس لیے:

1. ایک قطار مکمل بھریں۔
2. بھرنے والی قطاریں منتخب کریں، یا اس صفحے کی تمام قطاریں منتخب کریں (ہر صفحے پر 50 قطاریں)۔
3. قطار منتخب پر نقل کریں چنیں، جوابات یہاں سے نقل کریں میں ماخذ قطار منتخب کریں، پھر جوابات نقل کریں۔
4. مختلف صورتیں درست کریں: جن اثاثوں کا نتیجہ مختلف ہو ان کے جوابات بدلیں اور ضرورت ہو تو تبصرہ لکھیں۔
5. کام محفوظ رکھنے کے لیے مسودہ محفوظ کریں، یا منتخب قطاریں جمع کرنے کے لیے منتخب جمع کریں چنیں۔

جس قطار کے خانے آپ بدلیں وہ آخری تبدیلی کے کچھ دیر بعد خود مسودے کے طور پر محفوظ ہو جاتی ہے۔ قطار منتخب پر نقل کریں اور منتخب جوابات صاف کریں (جو منتخب قطاروں کے جوابات خالی کرتا ہے) کا اثر صرف مسودہ محفوظ کریں یا منتخب جمع کریں چننے، یا صفحہ یا فلٹر بدلنے پر محفوظ ہوتا ہے۔ جمع کرتے وقت نامکمل قطاریں مسودہ رہتی ہیں اور ان کی غلطیاں دکھتی ہیں؛ باقی قطاریں جمع ہو جاتی ہیں۔ جمع شدہ فارم میں ترمیم نہیں ہو سکتی۔

فائل اور جدول والے سوالات شیٹ میں نہیں بھرے جاتے؛ ان کے خانے میں فارم میں جواب دیں لکھا ہوتا ہے، اس قطار سے فارم کھول کر جواب دیں۔

اگر کوئی سوال کچھ فارم بننے کے بعد منصوبے میں شامل کیا گیا ہو تو ان فارموں میں وہ سوال نہیں ہوتا: اس کا خانہ اس فارم میں نہیں دکھاتا ہے اور بھرا نہیں جا سکتا۔

مشورہ: خانوں کے درمیان تیر والی کلیدوں یا Tab سے چلیں، جیسے اسپریڈ شیٹ میں۔

جمع شدہ قطار مکمل درج ہوتی ہے۔ اگر اس کے جوابات سے خودکار درخواست کا قاعدہ چل پڑے تو قطار غیر مطابق درج ہوتی ہے اور مینٹیننس درخواست معمول کے مطابق کھلتی ہے۔ نئی درخواست نہ کھلے، مثلاً اس اثاثے کی درخواست پہلے سے کھلی ہو، تب بھی قطار غیر مطابق ہی رہتی ہے۔

تاخیر سے بھرنا

فارم پیکج کی تاریخ پر کھلتا ہے۔ اس تاریخ کے بعد قطار تاخیر شدہ دکھاتی ہے، مگر دور ختم ہونے تک بھری جا سکتی ہے۔ دور ختم ہونے یا آئٹم بند ہونے پر قطار بند دکھاتی ہے۔

پیکج کون بھر سکتا ہے؟

• پیکج کا ذمہ دار تمام قطاریں بھرتا ہے۔ مخصوص افراد کے بھرے جانے والے منصوبوں میں معائنہ فارم کون بھرے گا میں منتخب ہر فرد کو اپنا پیکج ملتا ہے: ٹیکنیشن اسے سروس فراہم کنندہ ایپ میں بھرتا ہے، اور منتظم یا سپروائزر کسٹمر ایپ میں۔
• جن منصوبوں کو ہر جائیداد سے منسلک افراد (سپروائزرز، مینٹیننس مینیجرز یا سروس فراہم کنندگان) بھرتے ہیں، ان میں ہر فرد شیٹ میں صرف اپنی تفویض شدہ قطاریں دیکھتا اور بھرتا ہے، اور گنتیاں بھی صرف انہی قطاروں کی ہوتی ہیں۔
• اکاؤنٹ منتظم ذمہ دار کی جانب سے تمام قطاریں بھر سکتا ہے۔ اکاؤنٹ منتظم کے کردار کو ملازمین کی جانب سے معائنہ فارم بھریں کی اجازت خود بخود ملتی ہے، اور اسے صرف اکاؤنٹ منتظمین استعمال کر سکتے ہیں: سپروائزرز اور دوسرے کردار یہ اجازت ملنے پر بھی کسی کی جانب سے نہیں بھر سکتے۔ منتظم کو اس کی تنبیہ دکھتی ہے اور ہر تبدیلی پر اس کا نام درج ہوتا ہے۔
• جو صارفین صرف معائنہ فارم کا انتظام کر سکتے ہیں وہ شیٹ صرف دیکھ سکتے ہیں۔

ملازم کی جانب سے بھرنا اور صرف دیکھنا اس برانچ کے مطابق ہے جس میں آپ کام کر رہے ہیں: اکاؤنٹ منتظم یا صرف دیکھنے والا صارف پیکج کی تمام قطاریں تب ہی دیکھتا ہے جب وہ اس کی برانچ میں کام کر رہا ہو۔ کسی دوسری برانچ کا پیکج کھولنے کے لیے ہیڈر سے برانچ بدلیں؛ دوسری برانچ سے آپ کو صرف اپنی تفویض شدہ قطاریں دکھتی ہیں، اگر ہوں۔ ذمہ دار اپنی قطاروں تک ہمیشہ پہنچ سکتے ہیں۔

اگر اکاؤنٹ منتظم کسی ملازم کی جانب سے قطاریں بھرے جبکہ وہی فارم ملازم کی ایپ میں کھلا ہو، تو ملازم کا اگلا محفوظ کرنا وہ جوابات نہیں مٹاتا: ایپ صرف وہ سوالات محفوظ کرتی ہے جو ملازم نے بدلے۔

اکاؤنٹ منتظمین کون ہیں، یہ اکاؤنٹ کے صارفین اور کردار میں دیکھیں۔

کسٹمر ایپ سے پیکج بھرنا

جائیداد پر کام کرنے والے ذمہ دار کسٹمر ایپ استعمال کرتے ہیں۔ پیکج ٹیب کھولیں (معائنہ فارم، درخواستوں اور کیلنڈر کے ساتھ):

1. آج، تاخیر شدہ یا آنے والے منتخب کریں۔ ہر کارڈ پلان، پیش رفت اور فارمز کی تعداد دکھاتا ہے۔ مدت میں تقسیم والے پلانز میں کارڈ پورے دور کا ہوتا ہے: اس میں آپ کا دن (جیسے «دن 1 از 3»)، دور میں آپ کے دنوں کی پٹی ہر دن کی حالت کے ساتھ، اور آخری تاریخ دکھتی ہے۔ آپ کے آنے والے دن پہلے سے آنے والے میں دکھتے ہیں: ان کے اثاثے اور جائیدادیں نظر آتی ہیں، ہر ایک پر پیکج کی تاریخ پر کھلے گا، کیونکہ فارم پیکج کے دن بنتے ہیں۔
2. پیکج کھولیں۔ زیر التوا آئٹمز پہلے آتے ہیں، اور نام یا جائیداد سے تلاش کر سکتے ہیں۔
3. فارم کھول کر جواب دیں۔ پچھلے اثاثے کے جوابات نقل کریں آپ کو تفویض شدہ قریب ترین پچھلے اثاثے کے محفوظ جوابات نقل کرتا ہے (پیکج کا ذمہ دار پیکج کے کسی بھی اثاثے سے نقل کر سکتا ہے)، تاکہ آپ صرف فرق بدلیں۔ فارم کے اوپر ایک بار پیکج کے فارمز کے درمیان راستے کی ترتیب سے لے جاتا ہے: پچھلا، اگلا، اور درمیان میں فارم نمبر (جیسے «پیکج · فارم 2 از 8») جو پیکج کھولتا ہے۔ فارم جمع ہونے کے بعد اگلا پہلے غیر جمع شدہ فارم پر لے جاتا ہے۔ اگر جوابات محفوظ نہ ہوں تو ایپ جانے سے پہلے پوچھتی ہے: محفوظ کر کے جائیں یا محفوظ کیے بغیر جائیں۔
4. آخر میں تمام مکمل مسودات جمع کریں چنیں۔ جن مسودات میں سوالات بغیر جواب ہوں وہ مسودہ ہی رہتے ہیں۔

معائنہ فارم ٹیب میں ایک پیکج کے فارمز ایک پیکج کارڈ میں دکھتے ہیں جس میں پلان کا نام اور پیش رفت ہوتی ہے؛ باقی فارمز کے اپنے کارڈ رہتے ہیں۔ حالت، پلان یا اثاثے سے فلٹر کرنے یا تلاش کرنے پر ہر مطابق فارم اپنے کارڈ میں دکھتا ہے۔

معائنہ فارم کون بھرے گا میں منتخب ٹیکنیشنز اپنے معائنہ پیکج سروس فراہم کنندہ ایپ میں پیکج ٹیب (ہوم اسکرین اور معائنہ فارم صفحے پر) میں پاتے ہیں، جن پر معائنہ لکھا ہوتا ہے، احتیاطی مینٹیننس پیکجوں کے ساتھ۔ پیکج کا صفحہ، پچھلے اثاثے کے جوابات نقل کریں اور تمام مکمل مسودات جمع کریں اسی طرح کام کرتے ہیں — تفویض شدہ درخواستوں پر کام دیکھیں۔

آگے کیا پڑھیں؟

• دور کی نگرانی اور رپورٹیں پرنٹ کرنا — پیکج کی نگرانی کریں اور فیلڈ شیٹ پرنٹ کریں۔
• منصوبے کو مدت میں پھیلائیں اور ٹیم میں بانٹیں — پیکج کیسے بنتے ہیں۔
• معائنہ منصوبے — چیک لسٹ، کوریج اور خودکار درخواست کے قواعد۔
• اکاؤنٹ کے صارفین اور کردار — دیکھیں کون اکاؤنٹ منتظم ہے اور کسی کی جانب سے بھر سکتا ہے۔

اگلے قدم کے بارے میں پوچھیں