منصوبے کو مدت میں پھیلائیں اور ٹیم میں بانٹیں

منصوبے کے وزرڈ کا عمل درآمد مرحلہ طے کرتا ہے کہ معائنہ منصوبے یا احتیاطی مینٹیننس منصوبے کا ہر دور کیسے انجام پائے: سب مقررہ تاریخ پر، یا پوری مدت میں پھیلا کر ٹیم میں بانٹ کر۔ معائنہ منصوبوں میں یہ شیڈول کے بعد اور احتیاطی مینٹیننس منصوبوں میں جنریشن کے بعد آتا ہے۔

دور، مرحلہ، کام کا پیکج اور آئٹم

• دور: منصوبے کی تکرار کا ایک موقع۔ ماہانہ منصوبے میں «اکتوبر» ایک دور ہے، جو مقررہ تاریخ سے اگلی تاریخ سے ایک دن پہلے تک چلتا ہے۔
• مرحلہ: دور کے اندر کام کی ایک تاریخ۔
• کام کا پیکج: وہ کام جو ایک فرد ایک مرحلے میں کرتا ہے۔
• آئٹم: پیکج میں شامل ایک اثاثہ یا جائیداد، جس کی اپنی حالت اور نتیجہ ہوتا ہے۔

مثال: ایک ماہانہ منصوبہ 160 آگ بجھانے والے آلات پر مشتمل ہے اور ہر ہفتے (سنیچر) کو 40 چیک ہوتے ہیں۔ ہر مہینہ ایک دور، ہر سنیچر ایک مرحلہ، اور اس دن کے 40 آلات تفویض شدہ ملازم کا پیکج ہیں۔ اسی طرح 3,000 اثاثے 3 کام کے دنوں میں 5 ٹیکنیشنز کے ساتھ ہوں تو 1,000 اثاثوں کے 3 مراحل اور تقریباً 200 اثاثوں کے 15 پیکج بنتے ہیں۔

عمل درآمد کا انداز منتخب کریں

عمل درآمد کا انداز کے تحت تین کارڈز میں سے ایک چنیں:

• معیاری: ہر اثاثے یا جائیداد کے لیے اس کی مقررہ تاریخ پر ایک معائنہ فارم یا ایک مینٹیننس درخواست۔ موجودہ منصوبے اسی پر رہتے ہیں۔
• ٹیم وزٹ: مقررہ تاریخ پر ہر تفویض شدہ فرد کو اپنے تمام اثاثوں کا ایک کام کا پیکج ملتا ہے۔ احتیاطی مینٹیننس میں پیکج کے ہر اثاثے کی پھر بھی الگ مینٹیننس درخواست بنتی ہے۔
• مدت میں تقسیم: ہر دور مراحل میں بٹ جاتا ہے اور کام ٹیم میں تقسیم ہوتا ہے۔

آلات والی مثال میں مدت میں تقسیم چنیں، تقسیم کا طریقہ میں «ہفتے کے منتخب دن» رکھیں، عمل درآمد کے دن میں سنیچر منتخب کریں (کم از کم ایک دن منتخب کرنا ضروری ہے) اور ٹیم چنیں۔ ہر آلہ مہینہ بہ مہینہ اپنے اسی سنیچر اور اسی فرد کے پاس رہتا ہے۔ جب مہینے میں سنیچر کی تعداد بدلے تو مہینہ پچھلی ترتیب کے مطابق برابر دوبارہ بانٹا جاتا ہے، اس لیے مہینے کے شروع میں چیک ہونے والے آلات شروع ہی میں رہتے ہیں: چار سنیچر ہوں تو 40 آلات کے چار مراحل، پانچ ہوں تو 32 آلات کے پانچ مراحل۔ 3,000 اثاثوں والی مثال میں «مسلسل کام کے دن» چنیں اور کام کے دن 3 رکھیں۔

اعلیٰ ترتیبات آسان الفاظ میں

کارڈ منتخب کرنے سے یہ ترتیبات خود بھر جاتی ہیں۔ ٹیم وزٹ یا مدت میں تقسیم میں کوئی آپشن بدلیں تو حسبِ ضرورت کا نشان دکھائی دیتا ہے۔ معیاری میں پیکج کی حدود اور دور کے قواعد کے گروپ غیر فعال رہتے ہیں اور یہ نشان کبھی نہیں دکھتا، کیونکہ یہ ترتیبات صرف باقی دو انداز پر لاگو ہوتی ہیں۔

• گروپ بندی (صرف معائنہ منصوبے): ہر اثاثے کا فارم الگ بھریں، یا تفویض شدہ فرد کے تمام اثاثوں کے لیے کام کے پیکج کی ایک شیٹ کھولیں۔ احتیاطی مینٹیننس منصوبے ہمیشہ ہر اثاثے کے لیے ایک مینٹیننس درخواست بناتے ہیں۔
• کام کب ہوگا: سب مقررہ تاریخ پر، یا مدت میں تقسیم۔
• تقسیم کا طریقہ: مسلسل کام کے دن، ہفتے کے منتخب دن، پوری مدت میں برابر، یا فی کام کے دن آئٹمز کی مقررہ تعداد۔ اگر دور میں کام کے دن یا مراحل ترتیب کی ضرورت سے کم ہوں تو کام آخری دن پر جمع ہونے کے بجائے دستیاب دنوں میں برابر بانٹا جاتا ہے، اور پیش نظارہ اس کی تنبیہ دیتا ہے (نیچے تقسیم کا پیش نظارہ کیسے پڑھیں دیکھیں)۔
• کام کون کرے گا: معائنہ منصوبوں میں یہاں کچھ منتخب نہیں کرنا ہوتا، ٹیم معائنہ فارم کون بھرے گا کے مطابق ہوتی ہے۔ اگر اس میں مخصوص افراد منتخب ہوں تو وہی افراد ٹیم ہیں، ان کا کردار کچھ بھی ہو — یہ مرحلہ انہیں دکھاتا ہے اور کام ان میں بانٹتا ہے، اور افراد میں ترمیم کریں آپ کو فہرست بدلنے کے لیے پہلے مرحلے پر لے جاتا ہے۔ اگر جائیداد کے سپروائزرز، مینٹیننس مینیجرز یا سروس فراہم کنندگان منتخب ہوں تو ہر فارم اپنے اثاثے یا جائیداد سے منسلک افراد کو جاتا ہے، جیسے پیکجوں کے بغیر ہوتا ہے۔ احتیاطی مینٹیننس منصوبے منصوبے کی طے شدہ تفویض یا منتخب ٹیکنیشن چنتے ہیں۔ جو ٹیکنیشن آپ شامل کریں وہ فعال ہونا چاہیے، اور اگر اکاؤنٹ برانچز استعمال کرتا ہے تو منصوبے میں شامل اثاثوں اور جائیدادوں کی تمام برانچوں پر مقرر ہونا چاہیے، کیونکہ اسے ان میں سے کسی بھی برانچ کا کام مل سکتا ہے؛ ورنہ محفوظ کرتے وقت پیغام ٹیکنیشن کا نام اور باقی برانچز بتاتا ہے۔ جو ٹیکنیشن شامل ہونے کے بعد غیر فعال ہو جائے وہ فہرست میں (غیر فعال) کے نشان کے ساتھ رہتا ہے، اسے نیا کام نہیں ملتا اور وہ محفوظ کرنا نہیں روکتا؛ موقع ملتے ہی اس کی جگہ کسی اور کو رکھیں۔
• کام ہمیشہ ٹیم میں برابر بانٹا جاتا ہے، اور قریبی آئٹمز (ایک ہی عمارت یا منزل) ایک ہی فرد کے پاس رہتے ہیں۔
• فی پیکج زیادہ سے زیادہ آئٹمز: آئٹم ایک اثاثہ یا جائیداد ہے؛ بڑا پیکج اسی فرد کے لیے کئی پیکجوں میں بٹ جاتا ہے۔
• فی آئٹم منٹ: صرف منصوبہ بندی کے لیے؛ تقسیم نہیں بدلتا۔ سب سے بڑے پیکج کو ایک کام کے دن سے زیادہ وقت چاہیے تو پیش منظر تنبیہ دیتا ہے، اور ہر پیکج کا تخمینی وقت (جیسے تقریباً 1 گھنٹہ 30 منٹ) ٹیکنیشن کو اور دور کے بورڈ پر دکھتا ہے۔ احتیاطی مینٹیننس میں درخواست کا تخمینی دورانیہ استعمال کرنے کے لیے خالی چھوڑیں۔
• ادوار کے درمیان: ہر آئٹم ہر دور میں اسی مرحلے اور اسی فرد کے پاس رہے، یا ہر دور میں دوبارہ تقسیم ہو۔ جب دور کا ایک ہی مرحلہ ہو (ٹیم وزٹ، یا ایک دن کی تقسیم) تو یہ صرف فرد سے متعلق ہے: ہر آئٹم اسی فرد کے پاس رکھیں ہر ایک کو ہر دور میں وہی آئٹمز دیتا ہے، اور نیا آئٹم سب سے کم بوجھ والے کو جاتا ہے۔
• مرحلے کے بعد نامکمل کام: اپنے مرحلے میں تاخیر شدہ رہے، یا اگلے مرحلے میں منتقل ہو۔ ایک مرحلے کی صورت میں یہ خانہ غیر فعال ہوتا ہے کیونکہ اگلا مرحلہ نہیں: نامکمل کام دور کے اختتام تک تاخیر شدہ رہتا ہے۔
• دور بند کرنا: خودکار بندش، یا منظوری کے بعد بندش۔
• دور کی مدت ختم ہونے پر (صرف احتیاطی مینٹیننس): دونوں صورتوں میں زیر التوا آئٹمز «رہ گیا» ہو جاتے ہیں۔ غیر شروع شدہ درخواستیں منسوخ کریں (پہلے سے منتخب) ڈرافٹ، پروسیسنگ، منظوری یا فراہم کنندہ کی منتظر، یا تفویض شدہ درخواستیں منسوخ کرتا ہے تاکہ وہ ٹیکنیشنز کے کھلے کام سے ہٹ جائیں؛ شروع شدہ درخواستیں کھلی رہتی ہیں۔ درخواستیں ٹیکنیشن کے مکمل کرنے تک کھلی رکھیں تمام درخواستیں کھلی چھوڑتا ہے۔ یہی اصول دور بند کریں کے آپشن کی پہلے سے منتخب قدر بھی ہے۔

ایک پیکج میں مختلف برانچوں کے اثاثے نہیں ملتے؛ ہر برانچ کے اثاثے الگ پیکجوں میں جاتے ہیں۔

منصوبے کو مشترکہ شیڈول اینکر کیوں چاہیے؟

ٹیم وزٹ اور مدت میں تقسیم تب ہی چلتے ہیں جب تمام اثاثے ایک ہی ادوار میں ہوں۔ اس لیے شیڈول کے مرحلے میں شیڈول اینکر کو «کیلنڈر سال» یا «حسب ضرورت تاریخ» رکھیں۔ اگر منصوبہ ہر اثاثے کی اپنی تاریخ سے گنتا ہو تو مرحلہ منصوبے کے لیے مشترکہ شیڈول اینکر درکار ہے کی تنبیہ اور کیلنڈر سال پر منتقل کریں کا بٹن دکھاتا ہے۔ روزانہ منصوبوں میں تقسیم دستیاب نہیں، کیونکہ ہر دور ایک ہی دن کا ہوتا ہے۔

تقسیم کا پیش نظارہ کیسے پڑھیں

تقسیم کا پیش نظارہ ورکنگ کیلنڈر کی تبدیلیوں کے بعد اگلا دور دکھاتا ہے: ہر مرحلہ اور اس کی تاریخ، ہر فرد کے پیکج اور ان کے اثاثوں کی تعداد۔ منتقل کا نشان بتاتا ہے کہ ورکنگ کیلنڈر نے مرحلے کی تاریخ بدلی۔ اگر سب سے بڑے پیکج کو ایک کام کے دن سے زیادہ وقت چاہیے تو کام کا زیادہ بوجھ کی تنبیہ آتی ہے۔ تقسیم اس دور میں پوری نہیں آتی کی تنبیہ تب آتی ہے جب دور میں کام کے دن یا مراحل تقسیم کی ضرورت سے کم ہوں — مثلاً ہفتہ وار منصوبے میں 600 اثاثے، 50 فی دن — اور بتاتی ہے کہ کام اب کیسے بٹے گا: دستیاب دنوں میں برابر، اور ایک دن کو زیادہ سے زیادہ کتنے آئٹمز ملیں گے۔ اگر یہ زیادہ ہو تو فی دن آئٹمز بڑھائیں یا لمبا تکرار چنیں۔ اس کے بعد منصوبے کا کارڈ دکھاتا ہے کہ پچھلے دور میں اصل میں کیا ہوا، جیسے پچھلے دور میں: فی کام کے دن تقریباً 100 آئٹمز (مقرر: 50)۔ جائزے کا مرحلہ یہی تقسیم اور اس کی تنبیہات اگلے دور کی تقسیم میں دہراتا ہے۔ ٹیم وزٹ یا مدت میں تقسیم میں جائزے کے مرحلے کا آنے والی تاریخوں والا جدول مقررہ تاریخوں کے بجائے اگلے ادوار کی کام کی تاریخیں دکھاتا ہے: ہر مرحلے کی ایک قطار جس میں دور، اصل اور حقیقی تاریخ، اور درخواستوں یا فارموں کی تعداد ہوتی ہے، اس لیے یہ ہمیشہ تقسیم سے میل کھاتا ہے۔ احتیاطی مینٹیننس منصوبوں میں ہر درخواست کی تاریخ اس کے ٹیکنیشنز، برانچ اور سروس کے ورکنگ کیلنڈر سے جانچی جاتی ہے، جیسے درخواست بنتے وقت۔

مشورہ: دور کے دوران منصوبے میں شامل کیے گئے اثاثے اگلے دور میں آتے ہیں۔ ہٹائے گئے اثاثوں کے لیے کوئی نیا فارم یا درخواست نہیں بنتی، اور ان کا زیر التوا آئٹم «چھوڑ دیا گیا» درج ہوتا ہے۔

نامکمل کام اور دور کی بندش

جو آئٹم اپنے مرحلے کے بعد بھی زیر التوا رہے وہ تاخیر شدہ دکھتا ہے اور مدت ختم ہونے تک مکمل کیا جا سکتا ہے، سوائے اس کے کہ آپ نے اسے اگلے مرحلے میں منتقل کرنا چنا ہو۔ مدت ختم ہونے پر باقی آئٹم «رہ گیا» درج ہوتے ہیں۔ «منظوری کے بعد بندش» میں مکمل دور منظوری کا منتظر رہتا ہے اور ہر اس صارف کو جو اسے منظور کر سکتا ہے ایک اطلاع جاتی ہے جو سیدھا دور کا بورڈ کھولتی ہے۔ دور کو دور کے بورڈ سے منظور یا بند کریں۔

دور کے دوران تبدیلیاں

• ٹیم کا کوئی فرد غیر فعال ہو جائے: اس کا بعد کا کام منصوبے کی طے شدہ تفویض پر جاتا ہے۔ احتیاطی مینٹیننس میں منصوبے کا سروس فراہم کنندہ، ورنہ اثاثے یا جائیداد سے منسلک سروس فراہم کنندگان، ورنہ درخواست فراہم کنندہ کی منتظر رہتی ہے۔ معائنے میں فارم جگہ سے منسلک فرد کو جاتا ہے اگر وہ ایک ہی ہو، ورنہ کسی اہل فرد کے قبول کرنے تک کھلا رہتا ہے۔ جو کام پہلے دیا جا چکا وہ اپنے ذمہ دار کے پاس رہتا ہے۔
• آپ تکرار یا شیڈول اینکر بدلیں: جاری دور نئے دور کے آغاز سے ایک دن پہلے ختم ہو جاتا ہے۔ اس کی بعد کی کام کی تاریخیں ہٹ جاتی ہیں، اور جن آئٹمز کا فارم یا درخواست کبھی نہیں بنی وہ «رہ گیا» کے بجائے چھوڑ دیا گیا ہوتے ہیں۔ پہلے بنے فارم اور درخواستیں مختصر دور کے اختتام تک کھلی رہتی ہیں۔

آگے کیا پڑھیں؟

• دور کی نگرانی اور رپورٹیں پرنٹ کرنا — پیش رفت، تعمیل، دوبارہ تفویض اور پرنٹ شدہ شیٹس۔
• معائنہ پیکج بھرنا — کئی اثاثے ایک شیٹ میں بھریں۔
• معائنہ منصوبے اور احتیاطی مینٹیننس منصوبے — وزرڈ کے باقی مراحل۔
• برانچز — ٹیکنیشنز کو منصوبے کی تمام برانچوں پر مقرر کریں۔

اگلے قدم کے بارے میں پوچھیں