الميزانيات
راقب حدود الإنفاق على مستوى الحساب، وتتبّع مخصص الخدمات أو ميزانية قطع الغيار على العقار أو عقد الصيانة.
تظهر الميزانيات فقط عند تفعيل تفعيل ميزة الميزانية في إعدادات الحساب. عند التعطيل تُخفى بطاقات الميزانية والتقارير وودجات الموبايل وبند الميزانيات في الشريط الجانبي.
شاشة الميزانيات المركزية
افتح الميزانيات من الشريط الجانبي لمراقبة كل ميزانيات العقارات والعقود في الحساب. ستجد:
- شريط الميزانية الشهرية للحساب مع مصروف طلبات الصيانة لهذا الشهر ونسبة الاستخدام. يمكن لمسؤولي الحساب تعيين الميزانية الشهرية أو تعديل الميزانية الشهرية من نافذة في هذه الشاشة (نفس القيمة في إعدادات الحساب). تقرير الميزانية من شريط أدوات الصفحة → التقارير
- بطاقات عدّادات في صفّين: إجمالي الميزانيات وعقارات لها ميزانية وعقود لها ميزانية، ثم ميزانيات سليمة وتقترب من الحد (تحذير أو حرج) وميزانيات متجاوزة مع نسبة كلٍّ منها من الميزانيات. انقر البطاقة لتعرض تلك الميزانيات وحدها في القائمة، وانقرها مرة أخرى (أو انقر إجمالي الميزانيات) لإلغاء هذه التصفية. تتبع الأعداد تصفية النوع والفرع والبحث.
- عوامل تصفية حسب النوع والسجل (عقار أو عقد) والفرع (عند تفعيل الفروع) وحالة الصحة والبحث
- شريط تقدم وشارات حالة لتلمح الميزانيات المتجاوزة أو المعرّضة للخطر، ثم افتح العقار أو العقد
هذه الشاشة لا تنشئ ميزانيات العقارات أو العقود. أضفها أو عدّلها على السجل (أدناه). ولإضافة أنواع الميزانية أو إعادة تسميتها أو حذفها، استخدم إدارة أنواع الميزانية في شريط أدوات الصفحة (انظر أنواع الميزانية أدناه).
على العقار أو العقد
تظهر الميزانيات أيضًا عند تعديل عقار (بطاقة قبل الحفظ) أو عقد صيانة (تبويب الميزانيات عند التعديل — وليس عند الإنشاء). يمكن للمبنى أو الوحدة أو عقد معيّن أن يحمل كلٌّ منها مجموعة خاصة، ويمكنك إضافة أكثر من ميزانية من النوع نفسه على السجل الواحد (مثل حدّين من مخصص الخدمات (كهرباء/مياه): أحدهما للكهرباء والآخر للمياه — ميّز بينهما بالملاحظات). الاستثناء الوحيد ميزانية قطع الغيار التي تُحتسب تلقائيًا: واحدة فقط لكل عقار أو عقد. للميزانية نوع وحد أقصى؛ والعملة دائمًا عملة حسابك.
أنواع الميزانية
يبدأ كل حساب بنوعين: مخصص الخدمات (كهرباء/مياه) بدفعات يدوية، وميزانية قطع الغيار التي تُحتسب تلقائيًا. أضف فئاتك التشغيلية — كالنظافة أو الأعمال خارج نطاق العقد — مباشرة من قائمة النوع في إضافة ميزانية (اكتب الاسم الجديد واختر إنشاء نوع ميزانية)، أو من إدارة أنواع الميزانية في شاشة الميزانيات المركزية. الأنواع التي تضيفها تعتمد دائمًا على الدفعات اليدوية.
من إدارة أنواع الميزانية يمكنك إعادة تسمية أي نوع، وحذف نوع أضفته ما دامت لا توجد ميزانية تستخدمه. لا يمكن حذف النوعين الأساسيين. لكلٍّ من إنشاء الأنواع وتعديلها وحذفها صلاحية مستقلة، ويبقى بإمكان من يملك صلاحية إضافة الميزانيات اختيار نوع موجود.
مخصص الخدمات والأنواع اليدوية الأخرى
ميزانية مخصص الخدمات (كهرباء/مياه) — أو أي نوع أضفته — حدّ تسجّل عليه الدفعات بنفسك. استخدم تسجيل دفعة لإثبات مبلغ وتاريخ ووصف — مثل فاتورة شهرية. افتح سجل التتبع من البطاقة (أو من شاشة الميزانيات المركزية) لمراجعة دفتر الدفعات (وحذف دفعة خاطئة من هناك)؛ يُعاد احتساب المتبقي.
ميزانية قطع الغيار
ميزانية قطع الغيار تتبّع نفسها من المواد المستخدمة فعلًا على طلبات الصيانة المرتبطة: المستهلك هو تكلفة السطر قبل الضريبة (الكمية × السعر المسجّل على الطلب — نفس رقم «السعر قبل الضريبة» في ملف الطلب). إن لم يُسجَّل سعر على السطر، يعتمد نبيه على الكمية × سعر وحدة صنف المخزون. لا تُضاف ضريبة السطر إلى الميزانية. لا يمكن تسجيل دفعة يدويًا على هذه الميزانية. افتح سجل التتبع لرؤية أسطر مواد الطلبات التي تكوّن المستهلك والمتبقي.
- على عقد الصيانة تُحتسب المواد المطابقة لقائمة مواد ذلك العقد (وما يتفرع منها من أصناف مخزون فرعية).
- على العقار تُحتسب مواد طلبات الصيانة على هذا العقار وأبنائه (بما فيها الطلبات على الأصول تحت ذلك الشجر). قد يساهم نفس السطر أيضًا في ميزانية قطع غيار على عقد إن وُجدت — كل حد مستقل. يُفضَّل ميزانية قطع غيار واحدة في كل مستوى لتبقى الأرقام واضحة.
ملاحظة: تظهر ميزانيات قطع الغيار بعد تفعيل المخزون للحساب. إن لم يكن للسطر سعر ولا لصنف المخزون سعر وحدة، تكون مساهمة السطر 0 — عيّن سعرًا على مادة الطلب أو على الصنف.
قراءة الأرقام
تعرض كل ميزانية الحدّ وما استُهلك وما تبقّى. المتبقي ليس إيقافًا صارمًا — هو رقم لمتابعتكم. استخدم سجل التتبع عند الحاجة إلى الصفوف الخام. على الشاشة المركزية تستخدم شارات الصحة نفس عتبات التحذير / الحرج / التجاوز في تقرير الميزانية.
ماذا بعد ذلك؟
- العقارات — افتح شاشة تعديل العقار للوصول إلى بطاقة الميزانيات.
- عقود الصيانة — افتح تعديل العقد واستخدم تبويب الميزانيات.
- المخزون — مصدر استخدام المواد لميزانية قطع الغيار.
- التقارير — تقرير الميزانية الشهرية للحساب.
- إعدادات الحساب — تفعيل الميزة؛ ويمكن تعيين الميزانية الشهرية للحساب من هناك أيضًا.